Problemen uit praktijk vertalen naar technische
oplossingen

Esther Alblas is projectmanager binnen Lokalis. Ze voerde gesprekken met de gezinswerkers in de buurtteams over het belang van consultaties en waar een digitaal platform aan moet voldoen om dit goed te faciliteren. Met de ontwikkelaars van het Platform Expertise Jeugd zat ze om tafel om deze wensen om te zetten in een veilig, gebruiksvriendelijk en goed werkend digitaal systeem.

‘Tijdens het ontwikkelen van het Platform heb ik binnen Lokalis veel gesprekken gevoerd met gezinswerkers over de nieuwe manier waarop we nu werken en waarom het belangrijk is om op een gemakkelijke manier consultaties te kunnen doen. De gezinswerkers komen vanuit de specialistische zorg en werken nu in onze buurtteams als generalist. Die beroepsgroep bestond binnen onze volwassen- en jeugdzorg nog niet. Generalist zijn op breed vlak met kind of gezin bezig en weten – dat is het kenmerk van een generalist – van heel veel een beetje. Zij hebben te maken met kwetsbare kinderen en gezinnen met complexe hulpvragen. Vanuit onze organisatie willen we graag dat onze gezinswerkers moeilijke beslissingen niet alleen nemen. Het moet een gewoonte worden dat ze te rade gaan bij collega’s of specialisten die hen verder kunnen helpen. Consultaties moeten onderdeel worden van het dagelijks werk. Als specialist waren ze juist gewend dat zij om raad gevraagd werden. Ze moeten aan het idee wennen dat ze niet alles meer kunnen weten.

Stappenplan
Om die consultfunctie te stimuleren werken we binnen Lokalis met een stappenplan: eerst je vraag neerleggen bij een ‘maatje’, dan bij je team, dan bij andere teams binnen Lokalis en als laatste bij de gespecialiseerde zorg. De hele opzet is dat we niet onnodig doorverwijzen naar de specialistische zorg. Als verwijzing wel nodig is, moet dat natuurlijk gewoon gebeuren.
Veel problemen kunnen binnen onze teams worden opgelost, maar dan moeten onze medewerkers hierin wel goed worden ondersteund. We leggen een grote verantwoordelijkheid neer bij onze gezinswerkers. Zij moeten hun werk goed kunnen doen en bijvoorbeeld eenvoudig hun vraag bij de goede mensen neer kunnen leggen en snel bij de aanwezige kennis en expertise kunnen komen. Het Platform Expertise Jeugd is voor ons een belangrijk middel om dit te faciliteren.

Kennisbank
We hebben belangrijke stappen gezet met het platform. Via het platform stellen we vragen aan collega’s uit de specialistische zorg. De ervaring leert dat gezinswerkers binnen 24 uur vanuit verschillende disciplines een reactie hebben op hun vraag. We willen het platform ook benutten als kennisbank, waar we niet alleen casuïstiek maar ook onze kennisdocumenten verzamelen. Nu moeten we vaak nog op verschillende plekken inloggen om bij alle kennisdocumenten te komen. Het is veel fijner om alles op één plek te hebben. We hebben als motto ‘één gezin, één plan, één hulpverlener’, daar hoort ook één platform bij waar onze medewerkers zowel hun interne als externe consultaties kunnen regelen en voorbeelden van ‘best practice’ kunnen achterlaten en terugvinden.

Systeem staat
Het systeem staat, maar staat nooit stil. Samen met Byveo zijn we het platform constant aan het uitbreiden en verbeteren. Zo gaan het platform verbreden naar onze eigen buurtteams, zodat onze gezinswerkers bij een probleem bij hun eigen collega’s te rade kunnen gaan. We werken in 22 buurtteams verspreid over de stad Utrecht, dus we hebben een digitaal platform nodig om onze mensen met elkaar te verbinden. Als de medewerkers in Overvecht bijvoorbeeld goede dingen doen, is het zonde als hun collega’s in Leidsche Rijn hier niets van meekrijgen. Er komen profielen op het platform zodat medewerkers gemakkelijk van elkaar kunnen zien wie welke expertise heeft.

Vertrouwen in ontwikkelaars
Ik heb alle vertrouwen in de ontwikkelaars. We werken intensief samen met de mensen van Byveo. Ze snappen de problemen waar we in de praktijk tegenaan lopen en vertalen dat naar technische oplossingen. Op basis van deze samenwerking is het systeem gaandeweg op onderdelen aangepast, het systeem is niet in beton gegoten. Dat werkt prettig en zorgt voor draagvlak. En de mensen van Byveo hebben alles goed ingeregeld.

Belangrijk platform
Wij zien het Platform Expertise Jeugd als een belangrijk platform binnen het hele stelsel van de jeugd- en volwassenzorg in onze stad. Om alle zorgverleners te verbinden heb je een digitaal platform nodig, daar valt in deze tijd van digitalisering niet aan te ontkomen. We hebben samen hard gewerkt om het platform te maken tot wat het nu is. Wensen van de gebruikers kan Byveo in korte tijd in het systeem invoeren. Dit platform gaat nu en in toekomst de transformatie écht ondersteunen.’

Esther Alblas

Projectmanager, Lokalis